Depuis 2013, 25 cégeps et six commissions scolaires, membreset clients du CCSR, utilisent un logiciel performant pour préparer certains
appels d’offres : Edilexpert. Dans le cadre du partenariat CCSR-Edilex, le
fournisseur Edilex réinvestit annuellement 5 % des frais d’abonnement des
établissements mandants. Destiné au développement informatique ou documentaire,
ce montant permet annuellement d’apporter plusieurs améliorations, au bénéfice
des mandants du CCSR.
Une clientèle satisfaite!
Afin de connaître le degré de satisfaction de ses
utilisateurs, le CCSR a d’abord lancé un sondage auprès des établissements en
janvier 2014. Voici les éléments qui en sont ressortis et qui ont guidé le CCSR
et le comité utilisateurs dans le développement d’Edilexpert.
• Taux de
réponse à la demande de développement de l’outil : 35 %
• Taux de
satisfaction de l’outil : 100 %
• Forces :
- rapidité de l’outil
- standardisation du processus d’appel d’offres
- mise à jour automatique des clauses
- excellent support technique et service à la clientèle Edilex
- excellente utilisation des lois et règlements
• Faiblesses
:
- documents volumineux pour les contrats de gré à gré, les
appels d’offre sur invitation et les contrats de construction
Bonification de l’outil pour les utilisateurs
Par la suite, plusieurs demandes d’amélioration de l’outil
ont pu être traitées par Edilex sans frais, puisqu’elles répondaient aux
besoins de l’ensemble des utilisateurs, comme la mise en évidence de la
différence entre la nouvelle et l’ancienne clause lors de la mise à jour
automatique des clauses.
Par ailleurs, une autre amélioration importante a été
apportée au devis d’appel d’offres avec
qualité. Le document d’appel d’offres précise désormais clairement les
documents à joindre à l’enveloppe A et ceux à joindre l’enveloppe B de la
soumission, un élément critique en ce qui a trait à la conformité pour éviter
le rejet de soumissions.
À la demande générale
Pour les contrats de valeur inférieure au seuil d’appel
d’offres public, les utilisateurs souhaitaient utiliser un document d’appel
d’offres allégé afin d’encourager un plus grand nombre de soumissionnaires à
déposer une offre. Une version améliorée est en développement, tout comme le
développement d’un module permettant la génération de contrat gré à gré.
Demandes de développement en 2015
Le budget disponible pour le développement Edilexpert en
2014 additionné à celui de 2015 permettra de réaliser les prochains
développements prioritaires et à l’image des réseaux de l’éducation.
Voici les étapes à venir au cours de la prochaine année:
1. Un
formulaire de demandes de développement sera proposé aux abonnés, avec un cadre
plus propice à préciser et justifier les demandes.
2. Le CCSR
évaluera le besoin des abonnés sur les demandes de développement notamment
(d’autres pourront s’ajouter s’il y a lieu) sur la création d’une banque de
clauses particulières, propres à l’éducation.
3. Le CCSR
évaluera l’intérêt des abonnés à recevoir une formation de mise à niveau sur
l’utilisation de l’outil.
Le CCSR tient à remercier chaleureusement ses partenaires
pour la collaboration et à souligner l’excellent travail d’Édilex ainsi que la
participation des établissements dans ce dossier, particulièrement le comité
utilisateurs composé de Jeanne d’Arc Arès du cégep de Trois-Rivières, de
Nathalie Pelchat du cégep de Saint-Jérôme et de Jennifer Racine du collège
Montmorency.
Pour plus d’information sur ce logiciel et ses
développements, veuillez communiquer avec Chantal Charbonneau, conseillère en
gestion de contrat, au 418 877-0507, poste 206 ou à
chantal.charbonneau@ccsr.qc.ca.