Suite à la demande de certains organismes de lancer une démarche d’appel d’offres public pour des services de destruction de documents personnels et confidentiels, le CCSR a effectué un sondage de collecte d’information.
Ce sondage a connu une participation excellente et nous remercions vivement les 61 répondants de nous avoir accordé de leur temps!
Voici les résultats les plus significatifs :
– Utilisation d’un service externe : 84 % des répondants;
– Mode de sollicitation courant : 65 % de gré à gré pour une durée d’un an;
– Tonnage régulier annuel : 72 % produisent moins de 1000 tonnes;
– Fréquence de cueillette : 60 % n’ont pas de fréquence régulière, mais fonctionnent plutôt sur demande. Pour les autres, la fréquence est très variable : base hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, aux huit semaines et annuelle;
– Budget annuel moyen : approximativement 2000 $ par organisation;
– Intérêt à se joindre à une entente regroupée : 85 % pour le support papier.
Après analyse des réponses, il apparaît difficile d’obtenir, par l’entremise des achats regroupés, des conditions avantageuses autant pour les organismes participants que pour le CCSR, considérant les volumes recensés, la disparité des besoins et le mode d’attribution de contrats par territoire. De plus, les économies de temps réalisées dans le cadre d’une démarche groupée menée par le CCSR ne seraient pas significatives par rapport au temps alloué par chaque organisme à ce service.
C’est pourquoi le CCSR a décidé de ne pas entamer de démarche d’appel d’offres à ce stade. Cependant, il est possible que le CCSR réponde à ce besoin par l’intermédiaire de la gestion intégrée de documents (GID) actuellement développée par son service des solutions technologiques. Si tel est le cas, nous vous en tiendrons informés.
Si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires sur ce dossier, veuillez communiquer avec Chantal Charbonneau, au 418 877-0507, poste 206.